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Coronavirus : les modalités des réunions du CSE par conférence téléphonique ou messagerie instantanée sont fixées

© Lightfield Studios / Adobe Stock
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La tenue des réunions du CSE reste nécessaire et obligatoire, c'est pourquoi, compte tenu de la crise sanitaire du Covid-19, le recours sans limitation aux réunions par visioconférence a été autorisé. Deux nouveaux dispositifs sont également possibles pendant la période de crise sanitaire : la conférence téléphonique et la messagerie instantanée. Un décret n° 2020-419 du 10 avril en précise les modalités : exigences techniques, vote à bulletin secret, information des membres du CSE et déroulement de la réunion y sont détaillés.

Jusqu'à présent, il était possible de réunir le CSE par visioconférence à trois reprises dans l'année, sauf accord plus favorable (articles L. 2315-4 et L. 2316-16 du code du travail). L'article 6 de l'ordonnance n° 2020-389 du 1er avril 2020 autorise, par dérogation, le recours à la visioconférence pour l'ensemble des réunions du CSE et du CSE central, "après que l'employeur en a informé ses membres". Le texte ajoute le recours à la conférence téléphonique pour l'ensemble des réunions des instances représentatives du personnel, toujours après que l'employeur en a informé leurs membres. Il devient également possible de recourir à la messagerie instantanée, toujours après information de ses membres, mais seulement lorsqu'il s'avère impossible d'utiliser la visioconférence ou la conférence téléphonique. Un accord d'entreprise pourra également prévoir la réunion par messagerie instantanée.

L'ordonnance prévoyait la publication d'un décret sur les modalités des réunions par conférence téléphonique ou messagerie instantanée. Il est paru au Journal officiel du 11 avril 2020.

Champ d'application

Le décret rend applicable le recours à la conférence téléphonique ou à la messagerie instantanée pour organiser les réunions du CSE, dans les conditions qu'il pose, à compter du 12 avril 2020, et ce pour toute la période d'état d'urgence sanitaire (à ce jour jusqu'au 24 mai 2020).

Concernant les réunions par visioconférence, déjà réglementées depuis la loi Rebsamen, elles sont autorisées sans limitation depuis l'entrée en vigueur de l'ordonnance, le 3 avril 2020 et jusqu'à la fin de l'état d'urgence sanitaire.

Rappelons également que les dispositions de l'article 6 de l'ordonnance s'appliquent aussi bien à l'ensemble des réunions du CSE (et de ses commissions dont la CSSCT), qu'à celles du CSEC, ainsi qu'aux réunions du comité de groupe, du comité d'entreprise européen ou du comité de la société européenne.

Enfin, l'ensemble des dispositifs est applicable aux CSE des entreprises de 11 à 49 salariés, à défaut de précision contraire.

Dispositif technique

Lorsque la réunion du CSE est tenue :

  • en conférence téléphonique, le dispositif technique mis en oeuvre garantit l'identification de ses membres, ainsi que leur participation effective en assurant la retransmission continue et simultanée du son et des délibérations ;
  • par messagerie instantanée, le dispositif technique mis en oeuvre garantit l'identification des membres, ainsi que leur participation effective en assurant la communication instantanée des messages écrit au cours des délibérations.

Aucun des dispositifs ne fait obstacle aux suspensions de séance.

Il s'agit des mêmes exigences techniques que pour la visioconférence, adaptées aux médias concernés.

Vote à bulletin secret

Lorsqu'il est procédé à un vote à bulletin secret, le dispositif de vote mis en oeuvre répond aux conditions prévues par l'alinéa 3 l'article D. 2315-1 relatif à la visioconférence, ainsi :

  • le dispositif de vote garantit que l’identité de l’électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote ;
  • le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Rappelons que les votes à bulletin secret du CSE sont rares : nomination et affectation ou licenciement du médecin du travail,  ou licenciement d'un représentant du personnel.
Information des membres du CSE

Le président de l'instance informe ses membres de la tenue de la réunion en conférence téléphonique. Concernant la réunion par messagerie instantanée, il est en outre prévu que le président précise la date et l'heure de son début ainsi que la date et l'heure à laquelle interviendra au plus tôt sa clôture.

Dans les deux cas, il est prévu que cette information suit les règles applicables à la convocation des réunions de l'instance, ainsi, concernant le CSE :

  • l'employeur ou son représentant est chargé de la convocation ;
  • l'envoi de la convocation n'est soumise à aucun délai légal, en revanche l'ordre du jour doit être communiqué par le président 3 jours au moins avant la réunion (la convocation et l'ordre du jour sont en général envoyés conjointement, avec les documents afférents à la réunion le cas échéant) ;
Rappelons à cet égard que l'ordre du jour est élaboré conjointement par l'employeur et le secrétaire du CSE, mais que les consultations rendues obligatoires par une disposition législative ou réglementaire ou par un accord collectif de travail sont inscrites de plein droit à l'ordre du jour par le président ou le secrétaire (article L. 2315-29 du code du travail). Il est en outre à noter que la présence physique de l'employeur et/ou du secrétaire n'est pas obligatoire pour établir l'ordre du jour, il est donc possible d'en discuter par téléphone, mail ou encore visioconférence.
  • la forme et le contenu de la convocation ne sont précisés par aucune disposition particulière du code du travail. En pratique, la convocation doit être écrite et comporter l'indication de la date, du lieu et de l'heure de la réunion. Compte tenu des circonstances, cette convocation indiquera la date et l'heure, et précisera le recours à la conférence téléphonique avec ses modalités pratiques. Elle pourrait être envoyée par courriel et/ou SMS, ou par recommandé électronique, le courrier papier n'étant pas distribué régulièrement pendant la période de crise sanitaire (mais le décret ne prévoit rien à cet égard) ;
  • les autres réunions du CSE sont concernées par les dispositions de l'ordonnance et du décret relatives aux réunions du CSE par visioconférence, conférence téléphonique ou messagerie instantanée, à défaut de précision contraire : c'est le cas des réunions extraordinaires (demandée par deux membres du CSE en matière de santé, sécurité et conditions de travail, ou de la moitié des membres du CSE sur les autres sujets, dans ces cas, la demande de réunion comporte son ordre du jour, et l'employeur doit organiser la réunion au plus vite) ( articles L. 2315-27 et L. 2315-28), de réunion suite à un accident grave (article L. 2315-27), ou encore de réunion dans le cadre de l'exercice du droit d'alerte du CSE en cas de danger grave et imminent (dans ce cadre, en cas de divergence sur la réalité du danger, le CSE est réuni dans les 24 heures) (article L. 4132-3).
Il nous semble que tous les membres du CSE doivent être convoqués, même les suppléants, ainsi que bien sûr les représentants syndicaux. L'identification des participants étant une condition obligatoire du recours à la conférence téléphonique ou à la messagerie instantanée, les règles de suppléance pourront être appliquées en l'absence de titulaires, et les suppléants non-remplaçants remerciés. Il est également possible d'accepter la participation des suppléants aux réunions dans le contexte particulier de la crise sanitaire. En outre, faute de disposition contraire, il apparaît que les participants extérieurs doivent également être convoqués le cas échéant (médecin du travail et responsable sécurité, sur les points de l'ordre du jour en rapport avec la santé et la sécurité ; inspecteur du travail et agent de la Carsat ; de même que les experts du CSE ou le commissaire aux comptes le cas échéant, les consultations hors Covid-19 n'étant pas suspendues ou supprimées).
Déroulement de la réunion par conférence téléphonique

La réunion par conférence téléphonique se déroule conformément aux étapes prévues à l'article D. 2315-2 relatif au recours à la visioconférence, ainsi la procédure à suivre se déroule en 2 étapes :

  • l'engagement des délibérations est subordonné à la vérification que l'ensemble des membres a accès à des moyens techniques satisfaisant aux conditions prévues à l'article D. 2315-1 ;
  • le vote a lieu de manière simultanée. A cette fin, les participants disposent d'une durée identique pour voter à compter de l'ouverture des opérations de vote indiquée par le président du comité.
Comme pour la visioconférence, ces dispositions ont vocation à assurer à la fois le caractère secret du vote (respect de la confidentialité du vote de chaque membre) et sa sincérité par le biais de la simultanéité du vote sur chaque site de manière à écarter toute éventuelle influence au cours du vote.
Déroulement de la réunion par messagerie instantanée
La réunion par messagerie instantanée se déroule conformément aux étapes suivantes :
  • l'engagement des délibérations est subordonnée à la vérification que l'ensemble des membres a accès à des moyens techniques satisfaisant aux conditions prévues aux premier et deuxième alinéas du présent article (dispositif technique assurant l'identification et la participation des membres, et dispositif conformes aux règles en matière de vote à bulletin secret) ;
  • les débats sont clos par un message du président de l'instance, qui ne peut intervenir avant l'heure limite fixée pour la clôture de la délibération ;
  • le vote a lieu de manière simultanée. A cette fin, les participants disposent d'une durée identique pour voter à compter de l'ouverture des opérations de vote indiquée par le président de l'instance ;
  • au terme du délai fixé pour l'expression des votes, le président de l'instance en adresse les résultats à l'ensemble de ses membres.
Séverine Baudouin, Dictionnaire permanent Social
Ecrit par
Séverine Baudouin, Dictionnaire permanent Social